I 6 modi in cui stai sabotando le tue email di lavoro e come risolverli

Quando si parla di comunicazione sul posto di lavoro, la posta elettronica regna ancora sovrana. Secondo un sondaggio condotto da Statista nel 2022, l’impiegato medio riceve più di 30 e-mail al giorno rispetto a 20 messaggi di chat, 13 SMS e 12 telefonate individuali. I numeri possono variare nella tua azienda, ma non c'è dubbio che le e-mail efficaci siano fondamentali per il successo della comunicazione aziendale.

Ma ecco il grattacapo: anche se la posta elettronica ha svolto un ruolo importante nella nostra vita lavorativa quotidiana per più di un quarto di secolo, la maggior parte dei professionisti ripete gli stessi errori di posta elettronica commessi sin dal loro primo lavoro, paralizzanti, se non addirittura sabotaggio, la loro capacità di trasmettere idee cruciali.

Diamo un'occhiata a sei di questi difetti di posta elettronica e ai modi semplici per risolverli.

Quando apri la tua casella di posta elettronica ogni mattina, prendi una delle tre decisioni immediate su ciascuna email che vedi: aprila ora, aprila più tardi o eliminala. L'unico indizio per aiutarti a prendere questa decisione è un oggetto breve e chiaro.

Ma anche se l’oggetto è una parte cruciale delle e-mail, la maggior parte dei mittenti fornisce troppo poche informazioni affinché il destinatario possa prendere una decisione informata. O peggio, scrivi oggetti che siano assolutamente fuorvianti.

Considera la mancanza di chiarezza in questi esempi di oggetto, di cui probabilmente hai visto le versioni... e inviato:

Inserisci un'indicazione tutta maiuscola prima dell'oggetto che avvisa immediatamente il destinatario del contesto o di eventuali passaggi richiesti.

Ecco alcuni esempi:

Visualizza sempre la riga dell'oggetto dal punto di vista del destinatario (non dal tuo punto di vista come scrittore) e poniti una domanda: il mio destinatario ha informazioni sufficienti per dare a questa email la giusta priorità?

Sii il più specifico e scarno possibile e ricorda che il tuo obiettivo principale è farli rispondere, non solo leggere.

Infine, non aver paura di modificare la riga dell'oggetto di un thread se non serve più al tuo scopo di comunicazione. Se includi solo poche parole dal thread, i tuoi destinatari capiranno la connessione. Ancora più importante, vedranno subito nuove informazioni chiave.

Immagina che qualcuno ti si avvicini nel corridoio dell'ufficio e ti dica:

"Ho bisogno che tu guardi questo."

Ora immaginalo come:

"Ciao Belinda, puoi guardare questo?"

Il primo esempio è brusco. Il secondo è cortese.

La stessa dinamica si verifica con la posta elettronica, anche se l'impatto è subconscio. Un saluto può sembrare uno spreco, ma risulta caloroso e umano. Le e-mail senza saluti sono fredde e cliniche.

Inizia con "Ciao, [Nome]" o "Ciao, [Nome]", anche nelle risposte.

Se ti rivolgi a un gruppo di persone, scrivi "Ciao, squadra" o "Ciao a tutti" (ma mai "Ciao ragazzi", che trasmette un pregiudizio di genere).

Naturalmente nessuno ti criticherà per non aver salutato all'inizio di un'e-mail. Ma le persone saranno più desiderose di rispondere alla tua email se si apre con un saluto amichevole, per lo stesso motivo per cui rispondono positivamente a qualsiasi saluto caloroso.

Le persone che aprono la tua email non vogliono vedere un racconto o paragrafi lunghi. Non vogliono affatto leggere la tua email: vogliono scansionarla ed estrarre rapidamente i punti chiave e i passaggi di azione.

Ma rendere la tua email scansionabile non significa solo tagliare le parole in modo casuale; si tratta di utilizzare lo spazio e i proiettili in modo efficiente.

Di norma, limita i paragrafi a tre frasi o meno, compresi i paragrafi di una frase. Questo formato punto per punto semplifica l'elaborazione della tua email e ti aiuta a mantenere le tue idee distinte e concise. (Nota che tutti i paragrafi di questo articolo seguono questa regola).

È anche utile eliminare tutte le parole tranne quelle più necessarie, soprattutto gli aggettivi inutili come "fantastico", "eccellente" e "molto buono".

Per suddividere ulteriormente il testo per facilitarne la leggibilità, utilizza i punti elenco quando condividi tre o più motivi, esempi o passaggi. I punti elenco facilitano la scansione rapida eliminando la necessità di frasi complete, punteggiatura e congiunzioni. Assicurati solo di utilizzare i punti elenco giusti: